Berani Berubah Saat Stagnan

You Can’t Manage What You Can’t Measure

Edward Deming

Keluar dari Hewlett Packard per November 2018, saya jadi punya lebih banyak waktu untuk fokus ke bisnis sendiri yang sudah berjalan sejak 2014. Sejauh ini sudah ada 2 dokter umum, 3 dokter gigi, 4 asisten apoteker, 1 apoteker, 2 bidan, 3 fisioterapi, 2 cleaning services, 1 koordinator cleaning services merangkap supir ambulans, 2 asisten lab (karyawan Kimia Farma), 2 bagian keuangan, 6 perawat (gigi dan umum), 1 spesialis IT (on call) dan 2 spesialis pemeliharaan alat kesehatan (on call). 

Disamping itu layanan yang tersedia, mulai dari lab (kerjasama dengan Kimia Farma), rawat inap, fisioterapi, poli umum (rawat jalan), khitan, poli gigi (rawat jalan), farmasi, homecare, layanan ambulans dan poli kebidanan (rawat jalan dan rawat inap). 

Saya coba memulai dengan melihat situasi saat ini, dan sampai pada kesimpulan jumlah pasien relatif stagnan selama 2 tahun terakhir. Dengan jam operasional 9x6 (Senin sd Sabtu). Mengingat izin klinik memang sejak awal sudah 24x7, sempat kepikiran untuk langsung ke 24x7, namun ternyata tanpa kepastian jumlah pasien, sementara paling tidak diperlukan 8 karyawan baru, saya dan istri ragu untuk langsung 24x7. 

Kepikiran juga bagaimana kalau jumlah pasiennya ternyata tetap sama, hanya menyebar ke jam operasional yang lebih panjang ? akhirnya  kami coba secara gradual, yakni full 2 shift yakni 14x6 (Senin sd Sabtu). Karena istri yang sehari2 sebagai penanggung jawab operasional juga sepakat, maka saya mulai analisa kebutuhan orang, sehingga muncul solusi penambahan dokter, perubahan skedul per orang untuk cleaning services dan kasir, sd penambahan jam kerja untuk sebagian kasir dan farmasi. 

Plan yang saya buat kira-kira seperti ini 

• Analisa budget (2 minggu)
• Pasang iklan lowongan kerja untuk dokter dan perawat (1 minggu). 
• Interview (1 minggu)
• Perubahan SOP (1 minggu)
• Cek kesiapan aplikasi IT, database, router, repeater, client dan server (1 minggu)
• Sosialisasi ke karyawan  (1 minggu)
• Sosialisasi ke komunitas pasien  (2 minggu)
• Kick off (1 hari)
• Evaluasi hasil penambahan jam operasional (3 bulan)

Saya mengambil asumsi terburuk, sekiranya tidak berhasil atau pertumbuhan pasien tetap stagnan, maka dalam 3 bulan, mau tak mau klinik terpaksa kembali ke jam operasional semula. Setelah memastikan budget untuk 3 bulan operasional tersedia, maka saya membuat materi iklan lowongan kerja. Agar praktis, saya cuma memasukkan iklan lowongan ke belasan WAG yang saya ikuti, dan ternyata responnya sangat baik. Dari puluhan pelamar, saya dan istri memilih 3 dokter terbaik, dan 2 diantaranya lolos interview dan 1 mengundurkan diri saat-saat terakhir, lalu 1 perawat tambahan. 

Perubahan SOP pun akhirnya selesai dilakukan, lalu setiap unit saya undang untuk diberikan penjelasan, sekaligus kalau2 ada masukan. Saya mendesain banner dan poster, lalu membuat dua akun di Instagram dan Twitter. Akhirnya 11 Februari 2019 klinik secara resmi pun beroperasi 14x6 (Senin sd Sabtu). Dengan tegang dan sedikit cemas saya memonitor jumlah pasien dan pendapatan klinik dari hari ke hari. 

Alhamdulillah, begitu melewati Februari 2019, dibandingkan dengan Januari 2019, jumlah pasien poli umum naik 24%, begitu juga farmasi naik 24%, sementara jumlah pasien untuk dokter eksisting dibandingkan dengan rata-rata 3 bulan terakhir ternyata tidak terganggu, dengan demikian klinik bisa meneruskan perubahan jam operasional dan sanggup membayar kewajiban pada karyawan sekaligus mendapatkan margin tambahan bagi pengembangan ke depan. Bukan hanya itu ada dampak positif juga ke unit lain, dimana Fisioterapi naik 5% meski, jam operasionalnya tidak bertambah. Pencapaian di Februari 2019, juga ternyata memecahkan rekor jumlah pasien selama klinik berdiri. 

Tentu masih diperlukan analisa yang lebih komprehensif, misal situasi di bulan Maret 2019, yang lebih apple to apple dibandingkan dengan Januari 2019, ketimbang Februari yang cuma 28 hari dan  karena kick off sendiri baru dilakukan di 11 Februari 2019. Namun optimisme dan semangat saya dan istri menjadi lebih besar, semoga klinik ini dapat lebih maju lagi dalam melayani kebutuhan akan layanan kesehatan di lingkungannya. Akhir kata, jangan pernah berhenti, selalulah berkembang dan lebih maju lagi dari waktu ke waktu, bukankah Sir Edmund Hillary mencapai Mount Everest memulainya dengan visi dan satu langkah kaki kecil sebagai awal ?, atau pepatah lama, Mekkah tidak dibuat dalam satu hari.  

Begin with End in Mind

Stephen Covey